Realizar combinación de correspondencia-2

Combinar correspondencia paso a paso
Pasos a seguir:

1. Abrir o digitar el documento principal
   
2. Haz clic en la ficha Correspondencia.
   
   
3. Haz clic en el botón Iniciar combinación de correspondencia del grupo que lleva el mismo nombre.
   
4. Haz clic en Paso a paso por el asistente para combinar correspondencia... Observa el panel de combinar correspondencia que aparece al lado derecho de la pantalla y verás en la parte inferior que se tienen que seguir 6 pasos.
   
   
   
5. El primer paso será elegir el tipo de documento, en este caso será Carta.
   
6. Haz clic en Siguiente: Inicie el documento.
   
7. El segundo paso será seleccionar el documento principal (inicial). Selecciona cada una de las 3 opciones y lee lo que sale debajo de las 3 opciones para conocer de que se trata cada una de ellas. Deja marcada la primera opción.
   
8. Haz clic en Siguiente: Seleccione los destinatarios.
   
9. En el tercer paso será para seleccionar los destinatarios (base de datos). Selecciona cada una de las 3 opciones y lee lo que sale debajo de las 3 opciones para conocer de que se trata cada una de ellas. Deja marcada la primera opción porque ya tenemos la base de datos variables para cada documento cuando se realice la combinación de correspondencia.
   
10. Haz clic en Examinar (debajo de las 3 opciones)
    
11. Abre la lista de destinatarios (base de datos). Si la base de datos es un archivo de Access, podrás desmarcar los destinatarios que desees para no ser utilizados y luego haz clic en el botón Aceptar.
    
12. Haz clic en Siguiente: Escriba la carta
    
13. En el cuarto paso deberás insertar los campos de combinación. Haz clic en el lugar donde corresponda insertar el primer campo.
    
14. Haz clic en “Bloque de direcciones ….”. Observa la caja de diálogo Insertar bloques de direcciones.
    
15. Haz clic en el botón Asignar campos… y observa la caja de diálogo “Asignar campos….”. En ella despliega lo que corresponde a Dirección 1 y activa la casilla que se encuentra en el lado inferior del cuadro de diálogo.
    
    
    
16. Haz clic en el botón Aceptar y observa los cambios que se realizaron en la caja de diálogo “Insertar bloques de direcciones”.
    (
    
    
17. Haz clic en el botón Aceptar.
    
18. Haz clic en “Línea de saludo…”
    
    
    
    
19. En la ficha Correspondencia, en el grupo Escribir e insertar campos, haz clic en el botón Resaltar campos de combinación. Sólo sirve para que lo notes los campos con mayor claridad.
    
20. En el quinto paso será para ver la vista previa del documento.
    
21. Haz clic en Siguiente: Vista previa de la carta.
    
22. En el sexto para será para completar la combinación.
    
23. Haz clic en Siguiente: Complete la combinación.
    
24. Ahora da clic en Editar cartas individuales para visualizar todas o las combinaciones que desees mediante la caja de diálogo Combinar en un documento nuevo.
    
    

Nota:
Antes de completar la combinación a veces es necesario hacer algunos arreglos al documento a combinarse por ejemplo:

1. Cambiar el especiado entre párrafo y párrafo.
   
2. Buscar algún destinatario, sólo deberás dar clic en el botón Buscar destinatarios del grupo Vista previa de los resultados y en la caja de diálogo ingresa el nombre o apellido y luego da clic en el botón Buscar siguiente
   
   
3. Buscar posibles errores en la combinación de correspondencia, cólo deberás dar clic en el botón Comprobación automática de errores, marca la opción conveniente y da clic en el botón Aceptar
   

Trabajar con títulos

Word inserta títulos como texto, pero inserta un número de título secuencial como un campo.
Agregar títulos a una ilustración
Pasos a seguir:

1. Haz clic en el botón Imagen del grupo Ilustraciones de la ficha Insertar para insertar la primera imagen.
   
   
2. Inserta dos líneas en blanco después de insertar la primera imagen y luego inserta dos imágenes más.
   
3. Selecciona la primera imagen
   
4. Haz clic en la ficha Referencias.
   
   
   
5. Haz clic en el botón Insertar título del grupo Títulos, observa la caja de diálogo.
   
   
   
6. En la sección Opciones, selecciona Ilustración en el cuadro Rótulo y Encima de la selección en el cuadro Posición.
   
   
7. Haz clic en el botón Numeración… para abrir el cuadro de diálogo Numeración de títulos.
   
8. En el cuadro Formato, selecciona A, B, C, …
   
9. Haz clic en Aceptar para cerrar el cuadro de diálogo Numeración de títulos.
   
10. Haz clic en Aceptar para cerrar el cuadro de diálogo Titulo e insertar el título a la primera ilustración.
    

Nota: Para insertar título a la siguiente ilustración (imagen) realiza el proceso antes detallado, pero notarás que Word ha actualizado automáticamente el título a Ilustración B.

Agregar títulos a una ecuación
Pasos a seguir:

1. En la ficha Insertar, en el grupo Símbolos, haz clic en la flecha que apunta hacia abajo del botón Ecuación para abrir el menú de ecuaciones.(1e-2e)
   
2. Haz clic en Área del círculo para insertar la ecuación en el documento.
   
3. Haz clic en la flecha que apunta hacia abajo en la ecuación, selecciona Justificación y haz clic en Izquierda en el menú de acceso directo.
   
4. Selecciona la ecuación dando clic en la ficha izquierda de la ecuación.
   
5. Sigue los mismos pasos para insertar título a una ilustración(imagen) pero con la diferencia que en la caja de diálogo Título, en la opción Rótulo: debes seleccionar Ecuación.
   

Agregar títulos a una ecuación
Para agregar título a una tabla, se sigue el mismo proceso anterior, sólo debes tener cuidado de elegir Tabla en la opción Rótulo: de la caja de diálo Titulo.
Editar y eliminar títulos
Pasos a seguir:

1. Selecciona el título Ilustración A.
   
2. Presiona la tecla Suprimir. Observa que las ilustraciones restantes no se vuelven a numerar automáticamente.
   
3. Presiona Ctrl+E para seleccionar todo el documento.
   
4. Haz clic con el botón secundario del mouse en el primer título (segunda imagen)y selecciona Actualizar campos del menú de acceso directo para volver a numerar las ilustraciones restantes.
   
5. Selecciona la Ilustración B y abre el cuadro de diálogo Título.
   
6. Haz clic en el botón Numeración...
   
7. En el cuadro Formato, selecciona I, II, III, ... y haz clic en Aceptar y listo.
   

Insertar una tabla de ilustraciones
Pasos a seguir:

1. Coloca el punto de inserción en una página nueva al final del documento.
   
2. En la ficha Referencias, haz clic en insertar Tabla de ilustraciones para mostrar el cuadro de diálogo Tabla de ilustraciones para seleccionar el tipo de presentación que desees darle, como:
   
   
   
   • En la sección General, en el cuadro Formatos, selecciona Sencillo
     
   • En el cuadro Caracter de relleno, selecciona la línea punteada (--------).
     
   • Haz clic en Aceptar
     
   
   

Insertar una tabla de ilustraciones
Si agregas, eliminas o mueves o modificas títulos u otro texto en un documento, debes actualizar la tabla de ilustraciones.
Sigue los siguientes pasos:

1. En primer lugar ubícate, por ejemplo al final del título de la Ilustración I escribe algún detalle de la imagen. Haz lo mismo con el siguiente título.
   
2. Haz clic sobre la tabla para seleccionarla.
   
   
   
3. En la ficha Referencias, en el grupo Títulos, haz clic en Actualizar tabla para abrir el cuadro de diálogo Actualizar tabla de ilustraciones.
   
4. Selecciona la opción deseada: "Actualizar sólo los números de página" o "Actualizar toda la tabla".
   
5. Haz clic en Aceptar.
   

Aplicar nuevo estilo a la tabla de ilustraciones

Haz clic sobre la tabla de ilustraciones para seleccionarla.

Sigue los siguientes pasos:

1. Haz clic Insertar tabla de ilustraciones del grupo Títulos de la ficha Referencias para obtener la caja de diálogo de Tabla de ilustraciones
   
2. Haz clic en el botón Modificar
   
   
3. Haz clic en el botón Modificar de la caja de diálogo Estilo.
   
4. Modifica la fuente, color de fuente, etc. y luego haz clic en el botón Aceptar de la caja de diálogo Modificar estilo
   
   
5. Haz clic en Aceptar de la caja de diálogo Estilo
   
6. Haz clic en Aceptar de la caja de diálogo Tabla de ilustraciones
   
7. Haz clic en Aceptar para modificar la tabla de ilustraciones.
   

Eliminar una tabla de ilustraciones
Simplemente selecciona la tabla de ilustraciones y luego presiona la tecla Suprimir

Realizar combinaciones de correspondencia-1

Las combinaciones de correspondencia son útiles para crear múltiples documentos que tienen el mismo contenido básico pero que están personalizados con información única de un origen de datos; por ejemplo, una carta modelo que se envía a múltiples personas utilizando nombres y direcciones de destinatario diferentes.

Para combinar correspondencia sólo debes seguir los siguientes pasos:

1. Haz clic en la ficha Correspondencia
   
2. Haz clic en el botón Cartas
   
   
   
3. Abre el documento principal o en su defecto digítalo. En este caso digita el siguiente texto que se muestra a cotinuación:
   
   
4. Haz clic en Seleccionar destinatarios
   
5. Haz clic en Usar un a lista existente...
   
   
   
6. Busca el archivo donde figuran los destinatarios y abre la base de datos.
   
   La base de datos tiene los siguientes datos:
   
   
   Observa el grupo Escribir e insertar campos, se encuentran activos los botones, menos el correspondiente a Resaltar campos de combinación.
   En caso no tuvieras la base de datos, tendrías que digitarla. siguiendo los siguientes pasos:
   
   
   
   • En lugar de haber dado clic en Usar una lista existente..., deberás hacer clic en Escribir una nueva lista... y observar la caja de diálogo Nueva lista de direcciones. Luego...
     
   • Haz clic en el botón Personalizar columnas... para agregar, eliminar o cambiar de nombre a los campos que aparecen por defecto. En este caso elimina todos menos Nombre y Apellido.
     
   • Haz clic en el botón Agregar,escribes el nombre del campo y clic en el botón Aceptar. Sigue agregando los campos Dis, Sección, Colabora y Delegado. Al finalizar clic en el botón Aceptar de la caja de diálogo Personalizar lista de direcciones
     
   • Haz clic en el campo Nombre y digita Francisco. Haz lo mismo para ingresar los datos pendientes del primer registro (primera línea), luego..
     
   • Haz clic en el botón Nueva entrada para ingresar el siguiente registro hasta terminar y por último haz clic en el botón Aceptar de la caja de diálogo Nueva lista de direcciones.
     
     
     
     
   • Ingresar el nombre que tendrá el archivo y guardarlo en el lugar que designes.
     
   
   
   
7. Ubícate en el lugar donde insertarás un campo combinado. En este caso una línea debajo después de Compañero y amigo.
   
8. Haz clic en la flecha desplegable de Insertar campo combinado y selecciona Nomb.
   
   
   
9. Haz un golpe a la barra espaciadora para insertar el campo Apell de la misma manera que hiciste con el campo Nomb. Termina de insertar todos los campos. Observa cómo quedará el documento con los campos insertados.
   
   
   
10. Haz clic en Vista previa de resultados para ver el resultado.
    
11. Haz clic en el botón Registro anterior y Registro posterior para ver los demás resultados.
    
12. Graba el documento con el nombre:1?XXBim4-DP (?=Sección, XX=Nº de orden).
    
13. Por último en el grupo Finalizar haz clic en Finalizar y combinar para combinar todos o parte de la combinación y poder imprimirla.
    
    

Nota: No se recomienda guardar los archivos combinados porque ocupa lugar innecesario.