Realizar combinaciones de correspondencia-1

Las combinaciones de correspondencia son útiles para crear múltiples documentos que tienen el mismo contenido básico pero que están personalizados con información única de un origen de datos; por ejemplo, una carta modelo que se envía a múltiples personas utilizando nombres y direcciones de destinatario diferentes.

Para combinar correspondencia sólo debes seguir los siguientes pasos:

1. Haz clic en la ficha Correspondencia
   
2. Haz clic en el botón Cartas
   
   
   
3. Abre el documento principal o en su defecto digítalo. En este caso digita el siguiente texto que se muestra a cotinuación:
   
   
4. Haz clic en Seleccionar destinatarios
   
5. Haz clic en Usar un a lista existente...
   
   
   
6. Busca el archivo donde figuran los destinatarios y abre la base de datos.
   
   La base de datos tiene los siguientes datos:
   
   
   Observa el grupo Escribir e insertar campos, se encuentran activos los botones, menos el correspondiente a Resaltar campos de combinación.
   En caso no tuvieras la base de datos, tendrías que digitarla. siguiendo los siguientes pasos:
   
   
   
   • En lugar de haber dado clic en Usar una lista existente..., deberás hacer clic en Escribir una nueva lista... y observar la caja de diálogo Nueva lista de direcciones. Luego...
     
   • Haz clic en el botón Personalizar columnas... para agregar, eliminar o cambiar de nombre a los campos que aparecen por defecto. En este caso elimina todos menos Nombre y Apellido.
     
   • Haz clic en el botón Agregar,escribes el nombre del campo y clic en el botón Aceptar. Sigue agregando los campos Dis, Sección, Colabora y Delegado. Al finalizar clic en el botón Aceptar de la caja de diálogo Personalizar lista de direcciones
     
   • Haz clic en el campo Nombre y digita Francisco. Haz lo mismo para ingresar los datos pendientes del primer registro (primera línea), luego..
     
   • Haz clic en el botón Nueva entrada para ingresar el siguiente registro hasta terminar y por último haz clic en el botón Aceptar de la caja de diálogo Nueva lista de direcciones.
     
     
     
     
   • Ingresar el nombre que tendrá el archivo y guardarlo en el lugar que designes.
     
   
   
   
7. Ubícate en el lugar donde insertarás un campo combinado. En este caso una línea debajo después de Compañero y amigo.
   
8. Haz clic en la flecha desplegable de Insertar campo combinado y selecciona Nomb.
   
   
   
9. Haz un golpe a la barra espaciadora para insertar el campo Apell de la misma manera que hiciste con el campo Nomb. Termina de insertar todos los campos. Observa cómo quedará el documento con los campos insertados.
   
   
   
10. Haz clic en Vista previa de resultados para ver el resultado.
    
11. Haz clic en el botón Registro anterior y Registro posterior para ver los demás resultados.
    
12. Graba el documento con el nombre:1?XXBim4-DP (?=Sección, XX=Nº de orden).
    
13. Por último en el grupo Finalizar haz clic en Finalizar y combinar para combinar todos o parte de la combinación y poder imprimirla.
    
    

Nota: No se recomienda guardar los archivos combinados porque ocupa lugar innecesario.